Untitled Document

Obračun prehrane

Stalni vpogled v vpisane podatke

Program OBRAČUN PREHRANE omogoče sočasni vpogled v podatke dijakov, plačil in računov, ter vse vzporedne dejavnoti in postopke, ki so osnova za obračun.

Podatki vlog in odločb o subvencioniranju

Spremljanje vseh odločb o subvencioniranju prehrane. Obračun subvencioniranja in poračuni za nazaj v primeru zakasnelega prejema odločbe s spremenjenimi pogoji subvencioniranja.

Poračun tako za dijake kot za občine oziroma Ministrstvo za šolstvo. Priprava dobropisov in bremepisov. Podatki odločb se pridobivajo lahko tudi preko interneta in se avtomatsko vnesejo v program.

Količina in vrsta obrokov

Mesečno se vodi prijavljena količina obrokov. Neodjavljeni obroki se obračunajo. V posebnih primerih se lahko neodjavljeni obroki obračunajo v celotnem znesku brez refundacije. Število obrokov se vnaša v posebno tabelo, lahko pa se uvozi iz podatkov izven tega programa (npr. Program za prehrano).

Odločbe/poračuni

Za refundacijo prehrane se izdajajo odločbe, ki se vnašajo v program. Program omogoča tudi avtomatski prenos podatkov odločb iz internetnih povezav Ministrstva in občin. Z odločbo se določi % refundacije obroka ali refundirani celotni znesek ali refundirano število določenih obrokov. Ker se dogaja, da odločbe zamujajo, program preračuna viške ali manjke obračunanih zneskov za pretekle obračune. Vse izračunane razlike, pa se potem prikažejo v tabeli in računih kot dobropisi in bremepisi za starše in tudi za izdajatelje odločb o sofinanciranju prehrane.

Mesečni obračun

Ko so podatki zbrani, se izdela mesečni obračun prehrane. Lahko za posameznika ali za vse. Obračunski datum t.j. datum računa sicer program že sam ponudi – zadnji dan obračunskega meseca, medtem ko je valuta določena v tehničnih podatkih – nastavitvah tega programa.

V obračunu se upošteva prijavljeno število obrokov, refundacija in odjavljeni obroki. V primeru neodjave obrokov, se le-ti obračunajo. Obračun tudi pregleda preteklo dolžniško razmerje in po potrebi obračuna zamudne obresti in pripravi podatke za opomine. Za primere, ko je nova odločba posegla v podatke za nazaj pripravi tudi poračun in podatke prikaže kot bremepis ali dobropis na računih. Obračun se LAHKO ponavlja do zaključka obdelave, ki je običajno tik pred vnosom novega meseca ali z oddajo vseh podatkov v računovodsko obdelavo, oziroma do prvega plačila računa iz tega obračuna.

Računi

Računi vsebujejjo vse podatke o obračunanih obrokih, opominih, zamudnih obrestih, poračunih in ostalih dodatkih. V tabeli so po vrsti prikazani računi, ob strani pa je še za vsak račun posebaj prikaz vsebine računa in eventuelna plačila vezana na označeni račun. Čeprav je izpis računov možen v grupi, je v tem delu mogoče izpisati vsak posamezen račun, ki je prej izbran v tabeli. Po potrebi se lahko tako pripravljen račun pred izpisom tudi popravi oz. vsebinsko spremeni. Računi se lahko sortirajo po otrocih, številkah računov, številkah otrok.

Direktne bremenitve (DSS, SEPA)

V tebeli trajnikov imamo vse podatke o starših, ki plačujejo račune preko trajnih nalogov. V podatkih so številke računov, zaporedne številke trajnikov, šifra bank in za katerega otroka je trajnik odprt. Trajnike se prejema in posreduje avtomatsko preko disketa ali interneta s predpisano obliko zapisa. Program sam razpozna kdaj se trajniki zapro, kdaj se odpre nov trajnik in kdaj določen trajnik ni bil plačan.
Lahko se izpiše tudi obrazec soglasja za direktno bremenitev.

Prejeta plačila

Vnos prejetih plačil z avtomatsko povezavo razknjiževanja. Plačila se sicer lahko vnašajo tudi ročno ali preko dobljenih podatkov iz diskete, interneta ali modema Vsak vpis/prenos plačil takoj zapira podatke računa, tako da je saldo oskrbovanca po plačilu takoj vidno.
S plačili se lahko zapira eden ali več računov hkrati ali pa se izvede samo delno zapiranje računa. Tudi v tabeli plačil je takoj vidno, katera plačila so odprta – neporabljena preplačila.

Podatki dijakov

Tabela prikazuje vse dijake, dijakinje v zavodu. Za posameznika so podani podatki o stalnem in začasnem bivališču, datumu rojstva , vstopu in izstopu iz zavoda, starših, razredu in vrsti obrokov. Izpiše pa se lahko vložni karton, ki vsebuje vse podatke o otroku za izbrano obdobje, t.j. vse odločbe, ki jih je otrok prejel, vsi računi z vsebino le-teh in plačila.

Razni podatki – šifranti – tabele

Za pravilno delovanje poskrbijo razni podatki, ki omogočajo čim bolj enostavno delo s programom. Večina je postavljenih tako, da uporabnik z njimi nima kaj veliko dela.
V podatkih se nahajajo tabele-podatki za:

Seznami, obrazci in analize

Vsi seznami se najprej oblikujejo na ekran in šele nato lahko izbirate ali boste tudi izpisali ali ne. Vsak seznam ima tudi določena 'sita' s katerimi ga oblikujemo po vsebini. V resnici se marsikje pod enim gumbom skrivata dva ali celo trije različni seznami, ki pa sicer pomensko spadajo skupaj. Izbira in oblikovanje seznamov je samo prikaz podatkov ki so vnešeni ali pripravljeni in nikakor ne vplivajo na vsebino podatkov. To pomeni, da ne glede na vrsto seznama, podatki vedno ostajajo enaki.